No ano de 2017, a YKK iniciou a reformulação do processo de formação, cujos objectivos passavam essencialmente por implementar o conceito de employer branding, aumentar a oferta de formação com novos conteúdos em formatos digitais (sem abandonar os formatos clássicos), e encontrar uma solução com uma abordagem baseada em apps mobile e web, que explorasse dinâmicas de gamification e com total integração com os sistemas existentes, salvaguardando o alinhamento com as atuais políticas de proteção de dados.
A decisão de avançar com a solução GFoundry trouxe à empresa algumas importantes alterações no formato das aprendizagens, na forma de comunicar, tendo até à data demonstrado ganhos de eficiência (tempo) e eficácia (resultados esperados).
A YKK é um caso de estudo do presente e para o futuro, e é talvez por isso que Ricardo Martins (Financial, IT and Human Resources Manager) já está a trabalhar na reformulação de outros processos do ciclo do talento, contando com algumas das funcionalidades de outros módulos GFoundry.
O buzzword foi, e é, o “Desenvolvimento das Pessoas”, em processo contínuo e ajustado aos contextos em que as pessoas trabalham, mas também como fazem uso do seu tempo.
Aposta ganha? O feedback recolhido evidencia que sim.
Mas vamos à entrevista, conduzida por Rui Chen, começando por perguntar:
O que levou a implementar a solução GFoundry, o que procuravam transformar?
Ricardo Martins (RM): Embora continuemos com as sessões presenciais em sala, workshops e people tours, nos quais fazemos visitas aos departamentos, a transformação começou com a criação da marca “Grow YKK, Cultura de desenvolvimento”, produção de novos conteúdos para uso imediato e por isso surgiu a necessidade de uma solução digital, com base na “web”, que desse autonomia aos colaboradores de fazerem uso da disponibilidade do mobile, gerirem o seu tempo, as necessidades de aprendizagem e a consulta de conteúdos para os ajudar a crescer e serem mais eficientes.
Lançámos quizzes sobre as formações que damos em sala com uma filosofia virada para o conforto e a motivação das pessoas e por isso achámos uma boa ideia dar a possibilidade às pessoas de jogar enquanto aprendem, na altura em que lhes for mais conveniente.
(…) uma filosofia virada para o conforto e a motivação das pessoas e por isso achámos uma boa ideia dar a possibilidade às pessoas de jogar enquanto aprendem, na altura em que lhes for mais conveniente.
Quais as áreas da empresa onde implementaram GFoundry?
RM: Todas as áreas. Está disseminado por toda a empresa e o uso é generalizado.
Quais são as principais métricas utilizadas?
RM:Em relação à formação, a métrica são as horas totais dos quizzes realizados (os quais fazem parte da formação obrigatória) como, por exemplo, a política de compliance, medido pelo tempo de formação completa/pessoa.
Já sobre a avaliação de desempenho comportamental, temos um ciclo anual de avaliação 360º – acabámos com os papéis para cá e para lá, o trabalho administrativo foi brutalmente simplificado. Se antes demorávamos um mês, agora fazemos tudo em duas semanas, já com o tempo da avaliação propriamente dita.
O feedback num inquérito realizado foi o seguinte: 80% das pessoas muito satisfeitas.
“Se antes demorávamos um mês (avaliação de desempenho comportamental), agora fazemos tudo em duas semanas, já com o tempo da avaliação propriamente dita.”
Como correu a Customização? Que dificuldades/facilidades encontraram?
RM: Avançámos primeiro com o módulo de formação.
Foi muito simples e fácil, com a ajuda de uma pessoa estagiária que até ela fez a adaptação às nossas preferências muito facilmente.
Depois, a avaliação de desempenho, foi mais complexo porque tivemos de transformar o nosso modelo do papel para o digital e isso implicou um esforço de desenvolvimento pela GFoundry que foi bem conseguido. Exigiu tempo necessário para o projeto, mas foi planeado para ir a tempo do momento da avaliação do ciclo anual, em linha com os nossos objetivos.
A formação dos utilizadores nos dois processos correu muito bem, foi fácil porque a aplicação é muito intuitiva.
Como fizeram a comunicação de kick off do projeto e o ongoing do mesmo?
RM: Usamos uma lógica de comunicação verbal. Temos ações de divulgação pelas equipas com reuniões diárias de 15 minutos, onde vão elementos da equipa de RH falar, mostrar e pedir feedback, porque queremos as pessoas envolvidas e a participar nas decisões.
Estão a atingir os resultados que planearam?
RM: O uso da solução cresceu com a pandemia, tendo o conteúdo curado que a GFoundry disponibiliza contribuído sobremaneira, sobretudo com os quizzes de cultura geral, e o feedback dos utilizadores tem sido muito positivo.
O que mais destacam em GFoundry?
RM: Temos várias gerações e perfis de colaboradores, uns que usam computador como ferramenta de trabalho, outros que não tanto pela natureza das funções, mas também estas últimas têm acesso à app desktop através de terminais localizados na área fabril, mas as pessoas pedem para instalar nos telemóveis pessoais, o que é fantástico!
E qual o feedback de quem administra a plataforma?
RM: A facilidade em customizar é francamente ágil…não é fácil encontrar uma solução assim! Praticamente somos autónomos, desde o backoffice ao que se vê depois no interface do utilizador.
Contudo, devido às nossas normas de compliance, não podemos adicionar vídeos de plataformas externas como o youtube, ou outras de suporte semelhante, e assim usamos outros formatos disponíveis na aplicação, como imagens e animações, quer também documentos PDFs e naturalmente, os quizzes, estes, muito 🙂
Como é medido o nível de engagement?
RM: Embora ainda não tenhamos ligado o módulo do termómetro do engagement nesta fase, isso ainda se deve a fazermos um inquérito de satisfação agregado ao nível do grupo YKK.
Em Portugal fazemos um inquérito de felicidade e outros de periodicidade regular para obter feedback, podendo fazer sentido adotar o módulo do termómetro, neste caso.
Qual é o ROI em GFoundry?
RM: Não fazemos uma análise financeira do retorno. O que queremos é investir no desenvolvimento das pessoas e contribuir para a sua evolução. É um retorno em processo contínuo.
Quais são as vossas apostas para o futuro em relação à gestão das pessoas com adoção de dinâmicas digitais?
RM: O módulo My Career é muito interessante. Estamos a trabalhar neste momento na reestruturação das carreiras. Embora o turnover seja muito baixo, queremos identificar as pessoas com quem podemos contar agora e para o futuro da empresa.
Achamos que a partilha de boas práticas e de casos de uso é muito útil, assim como o acesso livre ao conteúdo curado foi uma ideia fantástica!
Destaco ainda o caso dos desenvolvimentos feitos na plataforma GFoundry que são para benefício de todos os clientes.
Recomendam GFoundry a um parceiro de negócio?
RM: Sem dúvida
Ricardo Martins – Financial, IT and Human Resources Manager at YKK Portugal
Métricas e indicadores utilizados neste projeto
As principais métricas utilizadas recaem sobre a formação. Através deste módulo, extraem as horas totais dos quizzes realizados (os quais fazem parte da formação obrigatória) como, por exemplo, a política de compliance, medindo o tempo de formação completa por formando.
Os resultados estão em linha com os objetivos da empresa e refletem o uso consistente da plataforma.
O ROI mede-se essencialmente pela eficiência que veio trazer aos processos e pela experiência dos utilizadores, com reflexos na sua evolução enquanto pessoas e profissionais.
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