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DPD Portugal: condutores mais motivados = melhores resultados

Uma organização aberta à inovação, pessoas capazes, motivadas e sobretudo com  vontade de fazer diferente: foram estes os principais ingredientes deste projeto de sucesso na DPD Portugal.

O processo de fusão das marcas Chronopost e Seur foi o trigger que faltava. 

O projeto arrancou em força em Janeiro 2020 com uma equipa composta pelo David Pereira (diretor do pólo de serviços e inovação), o Luís Cruz (analista de operação e processos) e pelo Pedro Correia (gestor da formação).

O impacto é tal que a DPD Portugal apresentou este projeto ao comité internacional do grupo, pelo que está em análise a sua expansão a nível  internacional.

Nesta entrevista, conduzida por Rui Chen, Pedro Correia conta-nos como foi desenhar a estratégia, quais os desafios da implementação, os principais objetivos e os resultados alcançados.

Rui Chen: Como é que começou o processo de gamification com a GFoundry?

Pedro Correia: Começámos com o módulo de Formação.

Tínhamos três quizzes em 2019, um de branding e dois operacionais para a função de Condutor.

Em 2020 temos já vários quizzes sobre procedimentos, muito bem segmentados.

O potencial da GFoundry para criar quizzes por temática é brutal, porque podemos ser incisivos agindo localmente em cada ponto. Ou seja, se houver um problema de sinistralidade em Faro, atuamos só para Faro. Isto é decisivo e estratégico em grandes empresas como a nossa.

Depois, há muita gente que quer ser proativa na formação e procura conteúdos para aumentar os conhecimentos e desenvolver competências. Com esta solução, os nossos colaboradores conseguem ser autónomos na gestão da sua aprendizagem, que é feita quando sentem necessidade, e no momento que a pessoa escolhe dedicar para tal, sobretudo tempos “mortos”.

O acolhimento de novos colaboradores para a distribuição tem uma duração de três semanas e um plano de 10 módulos para consultar conteúdos e responder aos quizzes. Fazem quando é mais oportuno: na sala de espera do dentista, quando esperam o transporte, no sofá da sala, etc.

PC: Os colaboradores fazem (os quizzes) quando é mais oportuno: na sala de espera do dentista, quando esperam o transporte, no sofá da sala (…)

Quais dos módulos e funcionalidades de Gamification da GFoundry fizeram a diferença na vossa escolha por esta plataforma?

PC: Quando iniciámos a fase de testes no ano passado, começámos por usar o módulo de Formação para aproveitar os quizzes e, em simultâneo, o módulo de Machine Gaming para aproveitar as técnicas de jogo do motor de gamification da plataforma, isto com uma ligação direta à percentagem de “entregas com sucesso” que os Condutores fizeram.

Adicionalmente, quisemos dar visibilidade ao projeto conferindo uma verba considerável em orçamento para atribuição de prémios pecuniários para o Top 10 condutores, garantido assim a articulação perfeita entre o estímulo que o jogo proporciona ao incentivo da compensação financeira.

Quais foram os objetivos e metas do projeto?

PC: Temos vários indicadores de performance, nacionais e internacionais, sendo o principal o “Predict”.

Este indicador contabiliza todas as entregas realizadas por condutor de acordo com a previsão assumida por esses mesmos colaboradores no início da jornada de distribuição.

Criámos uma liga interna – a Liga Predict – que queremos manter em contínuo com outras ligas a seguir a esta, porque estamos a ter resultados excelentes ao nível do engagement e nos KPIs de produtividade das equipas.

Estão a atingir os resultados que planearam?

PC: Constatámos logo um grande aumento do engagement, porque quem trabalha por objetivos quer ver a quantas anda. Foi isso que a GFoundry também trouxe. Os condutores passaram a poder ver em tempo real e em cada momento (de manhã, no final do dia, quando quiserem), em que percentagem de sucesso está o seu Predict, e qual é a sua posição no ranking.

Por outro lado, o que conseguimos não foi apenas um incremento nos KPIs, mas também na percentagem de sucesso no Predict: Tivemos um crescimento de condutores a dar a previsão de entregas e a comprometerem-se com esse objetivo. É isto que define o Predict. E é, aliás, este  aumento da percentagem global do indicador Predict o bottom line do projeto.

Temos mais pessoas a olhar para o desempenho de cada um, de uma forma competitiva, saudável, porque o interesse é de todos quando também é da empresa distribuir prémios com impacto na vida das pessoas, e aí a plataforma revelou-se fundamental e excelente na ligação da empresa e do processo de entregas dos condutores.

PC: (…) a plataforma GFoundry tem um motor de gamification que organiza os dados automaticamente de forma a ordená-los num ranking, atribuir-lhes pontos, bem como premiar os melhores com medalhas e moedas virtuais.

Como fizeram a comunicação do projeto? Mantêm esse plano de comunicação ativo?

PC: Houve um investimento nos canais de divulgação: temos uma Rádio e um canal TV corporativos que transmitem para cada uma das 15 estações de distribuição do país, equipadas com aparelhos onde passam a informação de interesse como, por exemplo, antes de começar uma qualquer dinâmica ou competição GFoundry, são transmitidas as regras, o cronograma e os prémios da liga Predict, nos dois canais da nossa rede interna.

Em relação aos prémios:

PC: Na liga nacional, com a GFoundry temos os dados dos condutores inscritos gamificados e apurado o Top 20 dos três meses de duração da competição.

Paralelamente temos as três ligas regionais, Lisboa, Porto e Províncias, nas quais premiamos o Top 5 a cada 15 dias.

Aos melhores de cada liga atribuímos prémios em cartão de uma cadeia de lojas.

As chefias também têm a sua competição com gamification e prémios a decorrer: identificamos o Top 3 das chefias em 15 estações. A métrica é o resultado total de cada estação.

Estes supervisores estão felizes porque, antes desta iniciativa, tinham de ir procurar, coligir a informação, de responder aos pedidos de informação, o que os desfocava da sua função principal, que é a gestão da operação da estação que lideram.

Vamos falar agora das apps GFoundry. Quem usa e como usa? O uso é obrigatório?

PC: Não obrigamos ninguém a instalar a app, não é mandatório. 

Os condutores usam um pda que é a sua principal ferramenta de trabalho. Optámos por não instalar o Post a Goal (app GFoundry customizada) nestes equipamentos para não interferir na operação. Acresce que o pda fica na estação no fim da jornada e sabemos que a utilização da app é feita fora do tempo em que os condutores estão a fazer a distribuição, a conduzir, portanto. A instalação foi feita nos telemóveis pessoais dos condutores.

Começámos com 150 condutores na primeira semana (num total de 700), e depois foi um crescimento constante nos pedidos de registo. Acho que funcionou o passa a palavra e o querer estar in em vez de out.

A liga Predict tem uma duração de três meses, mas temos competições quinzenais a correr em simultâneo para não terem de esperar pelo fim dos três meses para acesso aos prémios.

Neste momento temos 50% dos colaboradores a participar ativamente, com consultas diárias na plataforma. Depois temos colaboradores que nunca se vão ligar porque não têm telemóvel, e ainda temos os que não dão muita importância à iniciativa. Temos falado com as chefias para os motivar, incentivar com os  prémios. Alguns conseguimos, outros não porque são mais céticos. 

Como correu a customização inicial?

PC: Correu bem, eu próprio não tinha conhecimentos em gamification e achei muito fácil. As apps são user friendly e versáteis. Depois, destaco o facto de que na GFoundry estão sempre recetivos às nossas questões e em constante contacto para apoiar e apontar o caminho. É fundamental trabalhar com um parceiro assim, estamos em permanente contacto.

Na DPD medem o engagement score? Usam o termómetro da GFoundry?

PC: Não estamos a usar o termómetro do engagement, embora ache muito importante começar a usar. Nesta fase inicial quisemos ganhar tração porque não sabíamos a taxa de adesão, até porque a participação é voluntária (é esta a maravilha do engagement), mas como as coisas têm corrido bem, vamos usar na segunda fase, sobretudo para dar feedback às partes interessadas.

Quais são as vossas apostas para o futuro, em relação à gestão das pessoas com adoção de dinâmicas digitais?

PC: No ano passado a DPD Portugal apresentou GFoundry ao comité internacional de formação, pelo que está em análise a expansão GFoundry ao nível  internacional. Pensamos que ganhando o prémio internacional vai ter impacto e agora não vamos perder o momento, vamos querer repetir para não perder o embalo. Queremos instalar nas outras áreas da empresa, para além da operação. As outras áreas da empresa já manifestaram esse interesse. O potencial é enorme, só em Portugal somos 1400 pessoas, das quais 700 são condutores.

Temos o objetivo de ligar outros módulos, nomeadamente o My Carrer e a Avaliação de Desempenho, o Termómetro do Engagement, e com mais gente ligada vamos ter mais informação agregada disponível.

Recomendaria GFoundry a um parceiro de negócio?

PC: Recomendaria sem dúvida, mas tem de haver incentivos associados, como por exemplo o marketplace a funcionar com uma montra de prémios associados.

É uma ferramenta simples e intuitiva fácil de usar e gera resultados imediatos. É uma solução para qualquer área de negócio.

É uma plataforma atual e moderna. Dando o exemplo da formação, a GFoundry vai para além dos tradicionais LMS  porque tem a app responsive na versão mobile, não obriga a desktop, secretária, horários e, sobretudo, é fun e serve os nossos propósitos.

Creio que as empresas não conhecem este tipo de solução e o que pode fazer nos seus negócios. 

Ainda para mais com um parceiro que ouve e ajuda. A GFoundry tem sido excelente porque resolvemos os nossos maiores desafios ao nível do desempenho das pessoas e hoje somos melhores.

Pedro Correia – Training Manager @ DPD Portugal
Sobre a competição que iniciou em agosto e termina em novembro:
Objetivo #1: Reduzir o nº de circuitos com falhas no Predict

Resultado: o objetivo foi superado no primeiro mês de competição

Objetivo #2: Aumentar a taxa de sucesso no Predict:

Resultado: o objetivo foi superado no primeiro mês de competição

Objetivo #3: Potenciar a fomentar o uso dos quizzes como ferramenta de formação

Mais de metade dos Condutores jogaram os quizzes propostos, com uma taxa de sucesso próxima de 100%, só no primeiro mês.

Alguns ecrãs da app:

Conheça os nossos módulos. Veja como o podemos ajudar!

Cada um dos nossos módulos ajuda a resolver um ou mais desafios de uma organização.

Cada módulo pode ser conectado de forma independente, mas todos comunicam entre si para permitir uma estratégia integrada em toda a organização.

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