Onboarding e Adoção de novo Software
A plataforma GFoundry pode ajudá-lo a implementar uma solução para potenciar e otimizar o processo de adopção de novo software.
A adoção de software, frequentemente referida como adopção digital ou adoção do utilizador, é um processo em que uma organização decide adotar um novo software ou serviço e precisa de implementar e otimizar o onboarding dos colaboradores ou das pessoas que irão utilizar esse novo software.
Atualizações ou novas versões de software como SAP, Sales Force, A3 Software ou Microsoft, têm por vezes curvas de adoção lentas, sendo crucial garantir que a organização tira o máximo potencial das mesmas, o mais rapidamente possível.
O processo de onboarding e adopção de um novo software pode ser difícil de gerir, uma vez que alguns dos problemas e bloqueios só se conseguem identificar a longo prazo. Contudo, existem soluções como a GFoundry que podem proporcionar uma experiência de onboarding e adoção digital ágil e muito fácil de usar.
Onboarding vs Adoção
Onboarding é o processo de integração de novo software nos fluxos de trabalho e processos de uma organização. É uma parte essencial do processo de implementação e ajuda a assegurar que os colaboradores têm competências, conhecimentos e recursos de que necessitam para utilizar o software de forma eficaz.
A adoção, por outro lado, é o processo que se tenta assegurar que todos os intervenientes, desde os colaboradores até à gestão, estão a utilizar o software de forma eficaz para maximizar os seus benefícios. Trata-se de criar um ambiente onde os utilizadores estejam motivados a utilizar as novas ferramentas digitais, as usam de forma correta e que este se torna uma parte essencial do seu fluxo de trabalho.
O que é a Curva de Adopção de Tecnologia?
Podemos também chamar-lhe curva de adoção do produto, cujas categorias principais são:
Porque precisa de conhecer a sua curva de aceitação de produto?
Para tomar precauções atempadas certificando-se de que todos adoptam o seu novo software em tempo útil.
1. Inovadores (Innovators)
Os inovadores são provavelmente as pessoas que lhe sugeriram que adotasse um novo software ou uma nova versão de algum software existente, ou estão apenas entusiasmados as novidades que vão ou estão a ser implementadas.
Mesmo que sejam poucos, são defensores qualificados e podem influenciar positivamente os seus pares.
2. Os primeiros a adotar (Early adopters)
Os primeiros utilizadores podem não estar tão ansiosos por experimentar as novas ferramentas como os inovadores, mas são basicamente eles dos primeiros que querem dar uma oportunidade ao novo software.
Podem não ser os defensores mais fortes, mas estão entre aqueles que também podem inspirar outros colaboradores e ajudar na adoção.
3. A maioria inicial (Early majority)
A maioria inicial, como o nome indica, é uma grande parte das pessoas que se pretende convencer a adotar as novidades apresentadas, e o seu foco principal está nos benefícios que podem obter.
Estas pessoas podem não estar ansiosas por começar a usar novas funcionalidades e aprender novas formas de trabalhar, mas podem ser convencidas com um pouco de pressão.
4. Maioria tardia (Late majority)
A Maioria Tardia, por outro lado, é um grupo difícil que não pensa em adoptar até ser uma necessidade.
Infelizmente continuam a representar uma grande parte do seu público alvo.
5. Os atrasados (Laggards)
Finalmente, os atrasados são as pessoas que resistem abertamente à mudança. A adoção deste grupo de pessoas poderá demorar muito tempo.
Alguns deles, provavelmente, poderão nunca vir a aceitar as mudanças de forma tranquila.
Onboarding e Adoção de novo software com GFoundry
O software tornou-se uma parte integrante da maior parte das organizações. A implementação de novo software numa empresa pode melhorar significativamente os seus fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e a produtividade. Contudo, não basta apenas comprar novo software para obter os benefícios.
Se quiser tirar partido de todo o potencial de plataformas líderes como SAP, Sales Force, A3 Software ou Microsoft, terá de assegurar-se de que tem uma integração eficaz e uma elevada adoção por parte dos seus colaboradores.
A GFoundry usa uma metodologia baseada em missões, muito visual, estruturada e interativa para que sirvam de guia para cada colaborador compreender o caminho que tem de seguir para atingir cada objectivo.
Nas missões da GFoundry, cada milestone pode ser configurada com vários sub-objectivos a serem concluídos.
Na imagem ao lado damos um exemplo do que poderiam ser as milestones de uma nova missão de adopção de um novo software.
Apresentamos algumas dicas para um onboarding e adoção de um novo software bem sucedido:
1. Comunicação
Uma comunicação eficaz é fundamental para o sucesso da implementação, onboarding e adopção de um novo software. Assegurar que todos os envolvidos estejam cientes da nova solução de software e dos seus benefícios, e de como ela se irá integrar nos seus fluxos de trabalho diários. Isto pode ser conseguido através de reuniões regulares, e-mails e formação. Manter os colaboradores atualizados irá ajudá-los a sentirem-se envolvidos no processo e encorajá-los a adoptar a nova ferramenta.
2. Estabelecer Metas e Objectivos Claros
É essencial estabelecer metas e objectivos claros antes de implementar qualquer novo software. Isto irá ajudá-lo a medir o sucesso e a identificar áreas a melhorar. É essencial identificar os problemas que o software irá resolver e como irá beneficiar a organização.
O módulo OKR da GFoundry pode ajudar as suas equipas e colaboradores a definir e acompanhar os seus objectivos e resultados chave.
3. Fornecer Formação e Apoio Adequados
Um dos factores mais importantes no onboarding e na adopção de novo software é a prestação de formação e apoio adequados. Isto inclui fornecer aos colaboradores os conhecimentos e competências necessárias para utilizar o novo software eficazmente, bem como apoio contínuo para assegurar que quaisquer questões sejam rapidamente respondidas e resolvidas. A formação deve ser adaptada às necessidades de cada colaborador, e deve ser de fácil acesso.
O nosso Módulo de eLearning é a solução perfeita para implementar processos de aprendizagem ágeis e eficazes, utilizando a metodologia de Micro-Aprendizagem.
4. Fomentar Feedback e o Envolvimento
Encorajar o feedback e o envolvimento dos utilizadores é uma parte essencial do onboarding e da adopção de novo software.
É importante criar um ambiente onde os utilizadores se sintam à vontade para partilhar o seu feedback e experiências com o novo software. Inquéritos regulares e sessões de feedback podem ajudar a identificar quaisquer questões e fazer os ajustamentos necessários para assegurar uma adopção bem sucedida.
Com o nosso Módulo de Feedback pode dar voz a toda a sua comunidade!
5. Gamificação dos KPIs – transforme a performance das suas equipas num jogo
Com o nosso motor de gamificação e o módulo de Competições, pode definir metas nos seus processos de adoção de novo software, e recompensar as pessoas e equipas que atingem mais rapidamente esses objectivos.
Todas estas dinâmicas, quando concebidas com uma narrativa forte e consistente com a cultura organizacional, podem desempenhar um papel essencial na motivação e alinhamento dos seus colaboradores, tornando a sua experiência nos processos de onboarding e adoção de novo software muito mais dinâmica e interactiva.
5. Medir o Sucesso e Fazer Ajustamentos
Medir o sucesso é uma fase importante do onboarding e da adopção de novo software. É essencial estabelecer métricas claras que possam ser utilizadas para avaliar o sucesso da implementação.
Estas métricas podem incluir as taxas de adoção dos utilizadores, o feedback dos colaboradores, e o impacto na eficiência global e nos resultados globais da organização. Com base nas métricas, podem ser feitos ajustamentos para garantir o sucesso do processo de adopção.
O Módulo Termómetro do Engagement da GFoundry permite conhecer as principais tendências, sentimentos e padrões de comportamento em toda a empresa através de pulse surveys automatizados.
Onboarding de Clientes
Quando a adopção de um novo software tem de ser feita por um novo cliente
Para novos clientes, um processo de onboarding digital proporciona uma experiência mais ágil acessível. Isto pode ajudar a reduzir o tempo e o esforço necessários para começar a usar e compreender um novo produto ou serviço, e pode tornar a experiência global de onboarding mais agradável e menos stressante!
Tem de assegurar que a curva de adopção dos seus produtos digitais é rápida.
O processo de aquisição de clientes evoluiu para incluir uma componente digital. Este processo, conhecido como onboarding digital de clientes, envolve a utilização de tecnologia para facilitar a aquisição e gestão de novos clientes mas também tem de assegurar que a curva de adopção dos seus produtos digitais é rápida.
A aquisição digital de clientes normalmente começa quando um cliente manifesta interesse num produto ou serviço. Isto pode acontecer através de uma variedade de canais, tais como um website, meios de comunicação social, ou correio electrónico. Quando o cliente manifesta interesse, inicia-se o processo de integração.
Algumas das etapas típicas deste processo são:
1. Recolher informação do cliente
O primeiro passo no processo de onboarding digital é normalmente a recolha de informação do cliente. Esta informação pode incluir dados pessoais tais como nome, morada e informações de contato, bem como informações sobre seus os interesses e preferências. Capturar esta informação digitalmente permite às empresas agilizar o processo de onboarding e reduzir o tempo necessário para pôr os novos clientes a usar os seus produtos ou serviços.
2. Verificação da identidade
Uma vez incorporada a informação do cliente, o passo seguinte no processo de onboarding é normalmente a verificação da identidade. Este é um passo crítico porque garante que o cliente é quem diz ser e ajuda a prevenir fraude. Os métodos de verificação de identidade digital incluem a utilização de biometria, tais como impressões digitais ou reconhecimento facial, ou documentos eletrónicos, tais como passaportes ou cartão de cidadão.
3. Criação de uma conta
Uma vez verificada a identidade do cliente, o próximo passo no onboarding do cliente é normalmente a criação de uma conta. Isto implica a criação de uma conta através da qual o cliente pode aceder ao produto ou serviço para o qual se inscreveu.
4. Fornecer formação e apoio
Uma vez criada a conta do cliente, a etapa final da viagem do onboarding de um cliente é normalmente a de fornecer formação e apoio. Isto é importante porque garante que o cliente compreende como utilizar o produto ou serviço e é capaz de tirar o máximo partido do mesmo. A formação e apoio digital pode incluir o fornecimento de vídeos com instruções e dicas, documentação, ou acesso a funcionalidades de serviço de apoio ao cliente, via chat ou correio electrónico.
5. Acompanhamento
É importante seguir e medir a taxa de utilização e satisfação dos seus clientes e, com base nos dados recolhidos, agir em conformidade.
Com a plataforma GFoundry pode implementar processos iniciais e tornar o onboarding digital dos seus clientes numa experiência muito mais agradável, menos stressante e eficaz, o que pode contribuir para um aumento da sua satisfação e lealdade!
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