Onboarding com gamificação, um Guia Passo-a-Passo. O Caso Natixis.

Face a um crescimento exponencial, com contratações mensais de centenas de pessoas, a Natixis sentiu a necessidade de melhorar o seu processo de onboarding – uma fase crítica na retenção de talentos –, de forma a integrar eficazmente os newcomers. A GFoundry foi a empresa escolhida para dar resposta ao desafio, com a criação da solução gamificada “ALL ABOARD”.

A Natixis, em Portugal, apresenta-se como um Centro de Excelência, cuja missão assenta em transformar a banca tradicional, desenvolvendo soluções inovadoras para o negócio. Pertencente ao Groupe BPCE – o segundo maior banco francês –, a empresa detém, no nosso país, cerca de 1.800 colaboradores, um número que escala, a nível mundial, para os 16.000.

No despoletar da pandemia, com a obrigatoriedade de confinamento, a empresa – que nessa fase rondava os 700 colaboradores, a trabalhar sobretudo na área das TI – foi acolhendo, mês após mês, centenas de pessoas.

Com a crescente expansão “a braços” e empenhada em integrar, envolver e motivar os novos talentos, a Natixis procurou uma solução que lhe possibilitasse complementar e melhorar o seu plano de onboarding. Se até ao início de 2020 este processo realizava-se de forma presencial, apenas durante uma manhã, com a pandemia, a empresa sentiu a necessidade de alargar o processo para dois dias completos e converter a dinâmica para o mundo virtual.

E é aqui que entra a GFoundry – uma solução digital baseada em gamificação para ajudar as empresas a potenciar o engagement e a performance dos seus colaboradores.

Um guia passo-a-passo: Como criar jornada de onboarding com a plataforma GFoundry

1. Visualização de um vídeo sobre a empresa, usando o Módulo de Formação;
2. Concretização de um quiz sobre “Quem-é-Quem” na organização, usando o Módulo de Formação;
3. Concretização de um conjunto de checklists para validar determinadas fases do processo usando o Módulo Tarefas;
4. Submissão do contrato de trabalho assinado, agilizando um processo que muitas vezes é lento e difícil de acompanhar, usando o Módulo Formulários;
5. Definição dos objetivos profissionais de curto e longo prazo com o seu manager, usando o Módulo Objetivos.
6. Definição do seu PDI (plano de desenvolvimento individual) com o seu manager, usando o Módulo Avaliação e Carreiras.

Todos estes percursos podem ser geridos através do backoffice e toda a estatística sobre estado de conclusão de cada missão pode ser obtida com reports especificamente criados para o efeito.

As novas tecnologias agilizam a comunicação com todos os Stakeholders, em particular com clientes e colaboradores, mas não conseguem só por si vencer o maior desafio corporativo: garantir uma comunicação eficaz e eficiente. Ou seja, captar e reter a atenção dos seus públicos, elevando o grau de compreensão/interiorização da informação chave que os conduz a tomar decisões que superem os objetivos da empresa.

A transformação digital das empresas reside, por isso, na magia de mobilizar e despertar o seu valioso potencial humano alvo na prossecução do seu corporate purpose.

Implica uma gestão inovadora e ativa, com uma estratégia de comunicação robusta centrada no capital humano e indutora de engagement, já que a pura tecnologia de vanguarda é apenas um importante instrumento facilitador do sucesso.

A construção de soluções de engagement em arquiteturas de GAMIFICATION e alinhadas com a estratégia de negócio das empresas/organizações, contribuem para a transformação digital destas, oferecendo uma gestão e uma comunicação disruptiva, personalizada, integrativa e mobilizadora de todos os seus recursos humanos,  estimulando assim a aquisição de conhecimento, a interação entre colaboradores e o seu reconhecimento pelos pares e por toda a rede de chefias, permitindo identificar talentos, resolver problemas, impulsionar a mudança e a performance de todos os envolvidos e de qualquer tipo de organização.

De forma simplificada, estas soluções aceleram a apreensão de mais e melhor conhecimento, práticas e comportamentos, contribuindo simultaneamente para o abandono de informação deficiente, bem como de processos e condutas penalizantes para os próprios e para as organizações.

A implementação deste tipo de ações tem por base o desenvolvimento de desafiantes estratégias de jogo que estimulam os participantes a abraçar missões e a alcançar metas, via a adoção de algoritmos para medir e promover a performance dos jogadores. Para o efeito, são usados rankings, modelos de feedback e de premiação permanente que permitem às empresas motivar os seus públicos internos ou externos a atingir os objetivos traçados.

Foi com este propósito que a Pierre Fabre selecionou a consultora de comunicação estratégica CATCH, a qual com a sua parceira tecnológica GFOUNDRY, desenvolveu uma estratégia de mobilized engagement, numa estrutura de GAMIFICATION, dirigida às farmácias e aos seus colaboradores.

O objetivo era reforçar o conhecimento destes públicos sobre todas as linhas de produtos Pierre Fabre, em contexto multimarca. Para além disso, visava-se uma maior proximidade da força de vendas, potenciar o cross-selling e desafiar a performance comercial global, em particular nas gamas de produtos sanzonais.

Para o efeito foi desenhada uma estratégia integrada de comunicação e construído um storytelling umbrela para alavancar e interligar todas as dinâmicas de jogo lançadas ao longo do ano, visando aumentar o brand awareness e a própria notoriedade espontânea da marca Pierre Fabre Dermo-Cosmétique Portugal .

Os resultados obtidos, no primeiro ciclo de 12 meses, quantificados pelas próprias estatísticas do jogo, demonstraram o alcance de elevados níveis de engagement – foram superadas mais de 47.000 visitas, 2500 users ativos e mais de 3 000 horas totais de jogo, sendo que mais de 80% concluíram todos os níveis de jogo após cada lançamento, traduzindo-se numa performance global na ordem dos 87%.

Mariana Caraça, Directora de Recursos Humanos da Pierre Fabre Dermo-Cosmétique Portugal afirma que:

“A gamification pareceu-nos o caminho certo para modernizar a formação junto dos nossos clientes, uma vez que é mais focada na necessidade do consumidor final. Queríamos desenvolver uma plataforma dupla, com o tradicional site, onde teríamos os conteúdos mais extensos para quem procura uma formação em profundidade, mas ao mesmo tempo explorar os conselhos rápidos e mensagens chave para reter mais facilmente os nossos produtos face a uma concorrência crescente. Este projeto arrancou em 2017 com a Klorane e, em 2018, para aumentar a dinâmica, decidimos juntar todo o portefólio de marcas Pierre Fabre Dermo-Cosmétique (Avène, Ducray, A-Derma, Galénic e Rene Furterer), com o objetivo claro de aumentar o número de novos conteúdos, mantendo o interesse e evitando que a app fosse eliminada, como é o caso da maior parte das apps não orientadas para o utilizador.”

A cultura da Closer – enquanto organização – sobre o papel que deve ter perante a sociedade leva-a, em permanência, a ter iniciativas que fomentem a proximidade nas suas várias dimensões. Neste sentido, em 2018, com a empresa em pleno crescimento e a assumir maior envergadura, tornou-se necessário profissionalizar a comunicação com os seus colaboradores (alguns, por exemplo, passam vários dias no escritório dos clientes, portanto, fisicamente distantes da casa-mãe e da ambiência corporativa) e reforçar o compromisso coletivo destes – no sentido de envolvimento positivo.

A Closer procurou, então, soluções que concretizassem estes objetivos, guiada pela exigência de três requisitos que, como recorda Woitek Szymankiewicz, Partner da Closer, definiu desde logo: a implementação de uma plataforma inovadora; fácil e interativa (aplicação móvel) e com componente de gamificação (lúdica/jogo).

A escolha recaiu na GFoundry e seguiu-se a conceção do modelo mais ajustado à realidade da Closer, ou seja, partindo da plataforma matriz criada pela GFoundry, foi efetuada a customização ao interesse específico da Closer, designadamente através da cocriação efetuada em vários módulos.

A plataforma final desenhada – a Stay Closer – dispõe de áreas distintas, correspondentes a diferentes módulos, dos quais os três mais significativos para a Closer até ao presente serão, a seguir, abordados de forma autónoma.

Avaliação de desempenho

Este tem sido o módulo com maior importância e utilização (intensiva) para a Closer. A Stay Closer permite, desde logo, fazer os ciclos de avaliação ao ritmo pretendido por quem dirige a empresa, no caso de três em três meses (e não apenas anualmente, uma vez que a Closer a considerava muito estanque).

Toda a operação de avaliação é, conforme refere um dos três Partners da Closer, “suportada pela plataforma GFoundry”, e não apenas no seu momento mais importante, o das reuniões (designadas “conversas com propósito”) entre colaborador e chefia. Essas conversas acabam por ser, simultaneamente, o ponto de chegada (avaliação) mas também o de partida (progressão) para o passo seguinte.

Nas sessões trimestrais, para reforço de uma competência técnica ou mediante a identificação de uma determinada lacuna nas chamadas soft skills (por exemplo, a capacidade de ouvir ou de ser pragmático) são acordados compromissos (práticas ou tarefas, para cumprir objetivos, com métricas precisas), entre ambos, numa espécie de minicontratos, que serão monitorizados periodicamente por cada um durante os três meses seguintes, podendo ser tema de comunicação/contacto recíproco.

Além do feedback que pode ir sendo reportado, duas semanas antes da reunião de avaliação, coordenação e colaborador registam a sua aferição de como correu a evolução naquele trimestre, de modo a que, depois, durante a reunião, possam cruzar e discutir as duas perspetivas.

Ora, para cada um destes momentos, a plataforma é crucial, pois é nela que se concretizam e ficam registados os passos que materializam uma avaliação que se pretende frequente na periodicidade (trimestral), dinâmica no formato (não se cinge às reuniões, há uma “rota” entre elas) e participada no modelo (o avaliado não está remetido a um papel passivo). O acesso é conseguido quer através do computador (browser), quer do telemóvel (Android e iOS).

A parametrização deste roteiro de avaliação pode ser alterada por quem, na Closer, administra a plataforma (contando, se necessário, com o apoio da GFoundry). Assim, a distância temporal entre as reuniões, as tarefas entre estas ou até a própria realização da avaliação a um colaborador podem ser alteradas/suprimidas. Para Woitek Szymankiewicz, “esta flexibilidade, com um backoffice tão rico, é algo de muito útil”.

Numa perspetiva mais geral, a avaliação pode também ser efetuada em sentido ascendente, designadamente sobre aspetos genéricos do funcionamento da empresa.

 Aquele que é o apoio à gestão de talento tem noutra característica da plataforma um ponto essencial: a interligação entre as avaliações do colaborador e os planos de carreira individual e de formação. Quer isto dizer que estes planos estão integrados na Stay Closer, permitindo uma verdadeira integração no mesmo espaço de todas as componentes da carreira do profissional. “O plano de carreira é montado na plataforma da GFoundry”, sintetiza Woitek Szymankiewicz.

O gestor considera a plataforma da GFoundry (e este módulo em concreto) “central e core para a realização das avaliações trimestrais e anual, garantindo que estas são transversais e justas, no sentido de não trazerem surpresas e serem percebidas por consultores e managers”.

Formação

Para a Closer, como afirma o seu Partner, “o constant learning é um pilar fundamental para a pessoa poder evoluir – não apenas para obter uma certificação” – e o facto de “estar sistematizada” e também “interligada” com as demais vertentes da gestão de carreira numa mesma plataforma é fundamental. Nesta medida, o módulo da formação é o segundo mais importante para a empresa tecnológica.

O percurso formativo personalizado é definido, registado e concretizado através da Stay Closer. As diversas opções de aprendizagem (soft e hard skills) são compagináveis com a plataforma – na sua organização em forma de menu, na escolha e na consequente realização. Para além da organização clássica por conteúdos, a plataforma propicia uma abordagem interativa, usando missões de aprendizagem que, de uma forma visualmente atraente, permite ao colaborador ir do ponto A ao ponto B com possíveis interações e gratificações pelo caminho (gamificação).

A integração do percurso formativo no plano de carreira individual (e com a avaliação, através de objetivos específicos) permite concentrar no espaço virtual da plataforma toda a gestão de talento de cada profissional, partilhada entre o próprio e a liderança. A acessibilidade é, neste módulo, o aspeto mais elogiado pelos colaboradores, uma vez que, ao estar disponível em dispositivos móveis, possibilita a execução das formações em horário e local escolhidos pelo formando.

Onboarding

“Aproximar as pessoas quando entram na empresa”. O princípio, simples, enunciado por Woitek Szymankiewicz, guia o onboarding e as ferramentas para a sua boa execução, na qual se destaca a plataforma criada pela GFoundry. Foi decisiva nas fases mais agudas da pandemia – período durante o qual a Closer continuou a crescer bastante – e continua a ter um papel importante, principalmente pelo cunho lúdico (gamificação) que imprime a todo o percurso de integração. “Ter um jogo de onboarding que mostra o meu progresso nas várias etapas para conhecer a empresa é muito útil. A GFoundry suporta todo este processo de forma engraçada, através de quizzes, concluindo missões. Na palma da mão.”, refere o Partner da empresa tecnológica.

Numa apreciação global sobre a Stay Closer, Woitek Szymankiewicz considera-a uma “plataforma inovadora para suportar as iniciativas de engagement”, sublinhando a importância dos três pilares já mencionados.

João Carvalho, Co-Founder & CEO da GFoundry, enfatiza o desafio encontrado e a forma conjunta como lhe foi dada resposta: “A Closer opera num setor altamente competitivo e é formada por colaboradores muitíssimo qualificados, com média de idades abaixo dos 30 anos, portanto, com um elevado grau de exigência na atração e retenção de talentos. Encontrou na GFoundry a solução para a gestão dos seus talentos, tendo sido muito importante a relação de confiança mútua que estabelecemos para ajustar alguns pormenores da nossa plataforma à exata medida do que necessitava.”

O termómetro que mede a satisfação

A avaliação e o feedback que a Stay Closer permite não têm sentido único. Os colaboradores são convidados a dar a sua opinião quer sobre as avaliações em que participam, quer sobre aspetos mais gerais do funcionamento da sua empresa.

“Termómetro de Engagement” serve para isso mesmo, para medir o sentimento do trabalhador relativamente à empresa, de forma totalmente anónima. A “temperatura” é medida mensalmente através de um inquérito pop-up (formato muito elogiado internamente) de cinco perguntas simples, sobre temas muito variados da vida na organização.

Quail o objectivo da DSPA?

Um dos principais focos da DSPA é a disponibilização de certificação na área do Data Science. Para isso, utilizam a plataforma GFoundry para poder estruturar todo o seu conteúdo formativo para os profissionais na área.

O Playbook, da Data Science Portuguese Association, teve o seu nome escolhido tendo em conta o seu objetivo, uma vez que não é apenas fornecer conteúdo, mas também fornecer orientação aos profissionais da área de forma dinâmica e apelativa.

Em conjunto com a BridgeLK, todos os conteúdos foram transformados e adaptados para o ambiente digital, com foco em converter conteúdos pesados e extensos em cápsulas de conhecimento, tornando estes conteúdos fáceis de aprender, seguir, compreender e executar.

“(…) Tendo sempre em mente que a GFoundry seria a ferramenta ideal para comunicar com o mercado e desenvolver o conceito de tribo, o conceito de comunidade.”

Guilherme Ramos Pereira, Executive Director da DSPA

As características da plataforma no que diz respeito ao envolvimento de comunidades foi um dos aspetos mais valorizados pela associação aquando da sua escolha de um parceiro tecnológico.

O que torna a aplicação digital da DSPA diferente e inovadora?

A interação social entre profissionais da área permite criar jogos e objetivos que incentivam as pessoas a voltar à plataforma e aprender mais. Além disso, através do motor de gamificação, as pessoas poderão ser desafiadas a testar o seu conhecimento, a competir com outros profissionais, tendo um impacto significativo nos níveis de retenção do conhecimento disponibilizado.

Por fim, utilizando ao máximo a tecnologia GFoundry na disseminação de conteúdo de formação, a DSPA fornece um método de certificação em Data Science, permitindo que quando a pessoa termine um determinado conjunto de formações, possa partilhar o certificado automaticamente no LinkedIn.

Para a DSPA, o sucesso deste Playbook será ter milhares de profissionais, técnicos e não-técnicos, a utilizar a plataforma.

Através do mote “Certificação em 4 Passos: Conhecer, Escolher, Aprender e Certificar”, a DSPA permite que todas as pessoas interessadas na área acedam à plataforma (através do LinkedIn), e escolham a carreira que querem ter em Data Science (Data Engineer, Data Analyst, Machine Learning Engineer e Data Scientist).

Através das funcionalidades e dos vários módulos disponíveis na GFoundry, a Carglass implementou uma solução completa de gestão de talento a que chamou Go Inside, disseminada neste momento por toda a estrutura interna.