Experiências de onboarding inesquecíveis

Onboarding com gamificação, um Guia Passo-a-Passo. O Caso Natixis.

Face a um crescimento exponencial, com contratações mensais de centenas de pessoas, a Natixis sentiu a necessidade de melhorar o seu processo de onboarding – uma fase crítica na retenção de talentos –, de forma a integrar eficazmente os newcomers. A GFoundry foi a empresa escolhida para dar resposta ao desafio, com a criação da solução gamificada “ALL ABOARD”.

A Natixis, em Portugal, apresenta-se como um Centro de Excelência, cuja missão assenta em transformar a banca tradicional, desenvolvendo soluções inovadoras para o negócio. Pertencente ao Groupe BPCE – o segundo maior banco francês –, a empresa detém, no nosso país, cerca de 1.800 colaboradores, um número que escala, a nível mundial, para os 16.000.

No despoletar da pandemia, com a obrigatoriedade de confinamento, a empresa – que nessa fase rondava os 700 colaboradores, a trabalhar sobretudo na área das TI – foi acolhendo, mês após mês, centenas de pessoas.

Com a crescente expansão “a braços” e empenhada em integrar, envolver e motivar os novos talentos, a Natixis procurou uma solução que lhe possibilitasse complementar e melhorar o seu plano de onboarding. Se até ao início de 2020 este processo realizava-se de forma presencial, apenas durante uma manhã, com a pandemia, a empresa sentiu a necessidade de alargar o processo para dois dias completos e converter a dinâmica para o mundo virtual.

E é aqui que entra a GFoundry – uma solução digital baseada em gamificação para ajudar as empresas a potenciar o engagement e a performance dos seus colaboradores.

Um guia passo-a-passo: Como criar jornada de onboarding com a plataforma GFoundry

1. Visualização de um vídeo sobre a empresa, usando o Módulo de Formação;
2. Concretização de um quiz sobre “Quem-é-Quem” na organização, usando o Módulo de Formação;
3. Concretização de um conjunto de checklists para validar determinadas fases do processo usando o Módulo Tarefas;
4. Submissão do contrato de trabalho assinado, agilizando um processo que muitas vezes é lento e difícil de acompanhar, usando o Módulo Formulários;
5. Definição dos objetivos profissionais de curto e longo prazo com o seu manager, usando o Módulo Objetivos.
6. Definição do seu PDI (plano de desenvolvimento individual) com o seu manager, usando o Módulo Avaliação e Carreiras.

Todos estes percursos podem ser geridos através do backoffice e toda a estatística sobre estado de conclusão de cada missão pode ser obtida com reports especificamente criados para o efeito.

A cultura da Closer – enquanto organização – sobre o papel que deve ter perante a sociedade leva-a, em permanência, a ter iniciativas que fomentem a proximidade nas suas várias dimensões. Neste sentido, em 2018, com a empresa em pleno crescimento e a assumir maior envergadura, tornou-se necessário profissionalizar a comunicação com os seus colaboradores (alguns, por exemplo, passam vários dias no escritório dos clientes, portanto, fisicamente distantes da casa-mãe e da ambiência corporativa) e reforçar o compromisso coletivo destes – no sentido de envolvimento positivo.

A Closer procurou, então, soluções que concretizassem estes objetivos, guiada pela exigência de três requisitos que, como recorda Woitek Szymankiewicz, Partner da Closer, definiu desde logo: a implementação de uma plataforma inovadora; fácil e interativa (aplicação móvel) e com componente de gamificação (lúdica/jogo).

A escolha recaiu na GFoundry e seguiu-se a conceção do modelo mais ajustado à realidade da Closer, ou seja, partindo da plataforma matriz criada pela GFoundry, foi efetuada a customização ao interesse específico da Closer, designadamente através da cocriação efetuada em vários módulos.

A plataforma final desenhada – a Stay Closer – dispõe de áreas distintas, correspondentes a diferentes módulos, dos quais os três mais significativos para a Closer até ao presente serão, a seguir, abordados de forma autónoma.

Avaliação de desempenho

Este tem sido o módulo com maior importância e utilização (intensiva) para a Closer. A Stay Closer permite, desde logo, fazer os ciclos de avaliação ao ritmo pretendido por quem dirige a empresa, no caso de três em três meses (e não apenas anualmente, uma vez que a Closer a considerava muito estanque).

Toda a operação de avaliação é, conforme refere um dos três Partners da Closer, “suportada pela plataforma GFoundry”, e não apenas no seu momento mais importante, o das reuniões (designadas “conversas com propósito”) entre colaborador e chefia. Essas conversas acabam por ser, simultaneamente, o ponto de chegada (avaliação) mas também o de partida (progressão) para o passo seguinte.

Nas sessões trimestrais, para reforço de uma competência técnica ou mediante a identificação de uma determinada lacuna nas chamadas soft skills (por exemplo, a capacidade de ouvir ou de ser pragmático) são acordados compromissos (práticas ou tarefas, para cumprir objetivos, com métricas precisas), entre ambos, numa espécie de minicontratos, que serão monitorizados periodicamente por cada um durante os três meses seguintes, podendo ser tema de comunicação/contacto recíproco.

Além do feedback que pode ir sendo reportado, duas semanas antes da reunião de avaliação, coordenação e colaborador registam a sua aferição de como correu a evolução naquele trimestre, de modo a que, depois, durante a reunião, possam cruzar e discutir as duas perspetivas.

Ora, para cada um destes momentos, a plataforma é crucial, pois é nela que se concretizam e ficam registados os passos que materializam uma avaliação que se pretende frequente na periodicidade (trimestral), dinâmica no formato (não se cinge às reuniões, há uma “rota” entre elas) e participada no modelo (o avaliado não está remetido a um papel passivo). O acesso é conseguido quer através do computador (browser), quer do telemóvel (Android e iOS).

A parametrização deste roteiro de avaliação pode ser alterada por quem, na Closer, administra a plataforma (contando, se necessário, com o apoio da GFoundry). Assim, a distância temporal entre as reuniões, as tarefas entre estas ou até a própria realização da avaliação a um colaborador podem ser alteradas/suprimidas. Para Woitek Szymankiewicz, “esta flexibilidade, com um backoffice tão rico, é algo de muito útil”.

Numa perspetiva mais geral, a avaliação pode também ser efetuada em sentido ascendente, designadamente sobre aspetos genéricos do funcionamento da empresa.

 Aquele que é o apoio à gestão de talento tem noutra característica da plataforma um ponto essencial: a interligação entre as avaliações do colaborador e os planos de carreira individual e de formação. Quer isto dizer que estes planos estão integrados na Stay Closer, permitindo uma verdadeira integração no mesmo espaço de todas as componentes da carreira do profissional. “O plano de carreira é montado na plataforma da GFoundry”, sintetiza Woitek Szymankiewicz.

O gestor considera a plataforma da GFoundry (e este módulo em concreto) “central e core para a realização das avaliações trimestrais e anual, garantindo que estas são transversais e justas, no sentido de não trazerem surpresas e serem percebidas por consultores e managers”.

Formação

Para a Closer, como afirma o seu Partner, “o constant learning é um pilar fundamental para a pessoa poder evoluir – não apenas para obter uma certificação” – e o facto de “estar sistematizada” e também “interligada” com as demais vertentes da gestão de carreira numa mesma plataforma é fundamental. Nesta medida, o módulo da formação é o segundo mais importante para a empresa tecnológica.

O percurso formativo personalizado é definido, registado e concretizado através da Stay Closer. As diversas opções de aprendizagem (soft e hard skills) são compagináveis com a plataforma – na sua organização em forma de menu, na escolha e na consequente realização. Para além da organização clássica por conteúdos, a plataforma propicia uma abordagem interativa, usando missões de aprendizagem que, de uma forma visualmente atraente, permite ao colaborador ir do ponto A ao ponto B com possíveis interações e gratificações pelo caminho (gamificação).

A integração do percurso formativo no plano de carreira individual (e com a avaliação, através de objetivos específicos) permite concentrar no espaço virtual da plataforma toda a gestão de talento de cada profissional, partilhada entre o próprio e a liderança. A acessibilidade é, neste módulo, o aspeto mais elogiado pelos colaboradores, uma vez que, ao estar disponível em dispositivos móveis, possibilita a execução das formações em horário e local escolhidos pelo formando.

Onboarding

“Aproximar as pessoas quando entram na empresa”. O princípio, simples, enunciado por Woitek Szymankiewicz, guia o onboarding e as ferramentas para a sua boa execução, na qual se destaca a plataforma criada pela GFoundry. Foi decisiva nas fases mais agudas da pandemia – período durante o qual a Closer continuou a crescer bastante – e continua a ter um papel importante, principalmente pelo cunho lúdico (gamificação) que imprime a todo o percurso de integração. “Ter um jogo de onboarding que mostra o meu progresso nas várias etapas para conhecer a empresa é muito útil. A GFoundry suporta todo este processo de forma engraçada, através de quizzes, concluindo missões. Na palma da mão.”, refere o Partner da empresa tecnológica.

Numa apreciação global sobre a Stay Closer, Woitek Szymankiewicz considera-a uma “plataforma inovadora para suportar as iniciativas de engagement”, sublinhando a importância dos três pilares já mencionados.

João Carvalho, Co-Founder & CEO da GFoundry, enfatiza o desafio encontrado e a forma conjunta como lhe foi dada resposta: “A Closer opera num setor altamente competitivo e é formada por colaboradores muitíssimo qualificados, com média de idades abaixo dos 30 anos, portanto, com um elevado grau de exigência na atração e retenção de talentos. Encontrou na GFoundry a solução para a gestão dos seus talentos, tendo sido muito importante a relação de confiança mútua que estabelecemos para ajustar alguns pormenores da nossa plataforma à exata medida do que necessitava.”

O termómetro que mede a satisfação

A avaliação e o feedback que a Stay Closer permite não têm sentido único. Os colaboradores são convidados a dar a sua opinião quer sobre as avaliações em que participam, quer sobre aspetos mais gerais do funcionamento da sua empresa.

“Termómetro de Engagement” serve para isso mesmo, para medir o sentimento do trabalhador relativamente à empresa, de forma totalmente anónima. A “temperatura” é medida mensalmente através de um inquérito pop-up (formato muito elogiado internamente) de cinco perguntas simples, sobre temas muito variados da vida na organização.