Do: Invista tempo na Comunicação Interna

Para que a comunicação interna seja estruturada e eficaz, é preciso investir tempo no seu planeamento. Não só é importante planear que tipo de mensagens são importantes transmitir internamente, como também é essencial conseguir perceber quais são os canais utilizados, qual é a frequência desta comunicação, e ainda como é que poderá ser recolhido feedback de como é que a comunicação está a funcionar internamente.

Este planeamento não deverá ser feito a curto prazo, mas sim a médio-longo prazo, sendo também importante definir quais são os objetivos primordiais desta estratégia. Será alinhar todos os colaboradores com os valores? Com a visão estratégica? Com os objetivos? Com a estratégia no mercado? Ou com tudo isto?

Do: Oiça os seus colaboradores frequentemente e dê-lhes voz

Após a implementação de uma estratégia de comunicação interna, torna-se crucial ouvir as pessoas. Assim como é importante para um departamento de Marketing ouvir os consumidores no que diz respeito à sua publicidade, é importante para o responsável da Comunicação Interna perceber qual é o seu desempenho nas mensagens que estão a tentar ser disseminadas internamente.

Com este feedback, é possível adaptar a estratégia e melhorar continuamente a comunicação que existe na empresa, permitindo resultados ainda mais promissores.

Além disso, dar voz aos colaboradores de forma mais ágil e direta para que possam partilhar as suas ideias e sugestões permite que os processos de inovação dentro da organização se tornem mais frequentes e mais simples. Esta possibilidade permite que os colaboradores se sintam mais à vontade para partilhar as suas ideias e as suas sugestões de melhoria, podendo obter resultados de performance muito interessantes.

Do: Adapte-se às mudanças!

Hoje, mais do que nunca, os contextos em que estamos inseridos mudam de um dia para o outro. Se previamente a um período pandémico a comunicação interna na empresa poderia usar canais físicos de comunicação (como reuniões presenciais ou eventos), hoje em dia a chave encontra-se na digitalização dos canais de comunicação.

Sendo diferente de caso para caso, e de organização para organização, é importante que a comunicação interna seja adaptada à realidade, de forma a garantir que todos os colaboradores recebem a mesma informação, o mesmo conteúdo, ao mesmo tempo. Desta forma, é possível evitar desentendimentos e até desinformação interna.

Don’t: Não complique o contacto entre departamentos

Um dos principais erros cometidos pelas organizações é a burocratização da comunicação entre os departamentos / áreas / equipas. Dependendo da estrutura organizacional, é importante que todos estejam em contacto. Não só permite que haja mais eficiência no contacto entre diferentes estruturas da organização, como também facilita a partilha de informação e de mensagens entre as pessoas.

Uma organização que burocratize a comunicação tende a criar grupos mais isolados internamente, levando a uma maior retenção de informação importante entre diferentes grupos.

Don’t: Não use apenas o email como canal de comunicação

As mensagens transmitidas internamente poderão ser sobre diversos temas e assuntos. Por isso, é importante perceber quais são os canais de comunicação mais eficientes para cada temática.

Muito frequentemente, o email é utilizado como ferramenta principal para a comunicação interna. No entanto, o email também é uma ferramenta de trabalho, onde os colaboradores poderão receber mensagens relacionadas com as suas funções, fazendo com que as informações corporativas sejam deixadas de parte.

Desta forma, é importante perceber que outros canais tem ao seu dispor para comunicar mensagens importantes para a organização, garantindo um acesso geral e comum a todos, evitando perdas de informação.

Don’t: Não deixe de partilhar pontos de situação

Uma vez que é importante partilhar os objetivos estratégicos da empresa, e alinhar todos os colaboradores com estes mesmos objetivos, também se torna extremamente relevante partilhar qual é o seu estado de conclusão.

Desta forma, os colaboradores estarão não só alinhados com os objetivos que terão que atingir, como também estarão alinhados com o seu grau de conclusão, e quais serão os esforços que terão que fazer para os conseguir atingir, sentindo-se cada vez mais responsáveis pela organização e pelo seu sucesso.

Como é que a GFoundry impacta a minha comunicação interna?

A GFoundry é uma solução líder em engagement de colaboradores. Mais ainda do que ser uma plataforma com gamificação e de ligação dos colaboradores, é também uma ferramenta de comunicação interna. 

Além de poder representar um centro de informação da empresa (da mesma forma que funciona uma intranet), também pode funcionar como a camada superior na organização que engloba todas as plataformas disponíveis na organização, tornando a experiência do colaborador mais interativa e centralizada.

Sendo uma solução multi-plataforma (estando disponível em versão web e app Android e iOS), permite que os colaboradores estejam em contacto com a sua organização diretamente através dos seus telefones.

Além disso, a GFoundry conta com ferramentas muito importantes para uma comunicação interna eficiente.

Notificações Push

Tendo os colaboradores acesso a uma aplicação nos seus smartphones, é possível enviar notificações push, seja para todos os colaboradores, seja apenas para um determinado grupo. Desta forma, é possível transmitir mensagens curtas de forma ágil e rápida.

Quer informar os seus colaboradores sobre uma reunião? Uma nova notícia? Ou até desejar-lhes um bom dia de trabalho? Pode dizer tudo o que quiser!

Notícias

Na homepage da plataforma existe uma secção de Notícias. Nesta secção, é possível partilhar qualquer tipo de informação com os colaboradores, podendo também ser filtrada para determinados grupos dentro da organização.

Nas notícias, poderá incluir texto, imagens, PDFs, vídeos, ou até links para outras plataformas, sendo uma central de informação importante para as suas equipas. Tem que comunicar novas formações? Novos eventos? Novos processos internos? Novos colaboradores? Pode comunicar tudo!

Termómetro do Engagement

O Termómetro do Engagement é uma ferramenta essencial para perceber o feedback dos seus colaboradores quanto à sua ligação com a própria organização. Desta forma, conseguirá ter feedback frequente e claro sobre o nível de ligação dos colaboradores, sendo diretamente impactado pela eficácia da comunicação interna.

Poderá saber mais sobre o Termómetro do Engagement aqui.

Questionários

Com o Módulo Contribuições, poderá ouvir mais diretamente os seus colaboradores, partilhando questionários internos sobre como está a funcionar a comunicação interna, que sugestões de melhoria poderão ter, e até recolher opiniões sobre outro tipo de mensagens que poderão ser partilhadas.

Poderá saber mais sobre o Módulo Contribuições aqui.

Objetivos

Com o Módulo Objetivos, é possível para o colaborador ter acesso aos seus objetivos individuais, aos objetivos de equipa, e ainda aos seus graus de conclusão.

Além disso, e através da metodologia OKR (Objective Key Results), o colaborador terá uma maior perceção de como é que as suas funções individuais irão impactar o conjunto de objetivos gerais da sua equipa, do seu departamento, e até da sua organização, resultando num maior alinhamento estratégico.

Poderá saber mais sobre o Módulo Objetivos aqui.

Inovação

Com o Módulo Inovação, poderá gerir processos de inovação dentro da sua organização. Seja para uma determinada área da organização ou para a estrutura como um todo, poderá permitir que os seus colaboradores partilhem ideias e sugestões de melhoria de forma simples e ágil.

Além disso, todos os colaboradores poderão ter acesso às ideias partilhadas, poderão votar nas que gostam mais, e até comentar com feedback e novas sugestões na mesma ideia!

Este modelo de crowdsourcing (modelo que utiliza o conhecimento da sua comunidade) permite um maior envolvimento dos seus colaboradores na melhoria contínua dos processos da sua organização.

Poderá saber mais sobre o Módulo Inovação aqui.

Leia mais:

Comunicação Interna: O Alicerce para o Alinhamento Cultural

Quais os benefícios dos OKRs?

É do senso comum que as pessoas melhoram o seu desempenho quando estão comprometidas com objetivos desafiantes – faz parte da natureza humana. Mas será que os colaboradores sabem o que as empresas e os seus managers esperam deles?

De acordo com as pesquisas da Gallup, apenas metade dos colaboradores reconhece saber qual o resultado esperado do seu trabalho. 

É referido que “atender às necessidades de realização das pessoas é importante para encorajar uma performance alta.

Quando os gestores ajudam os colaboradores a definir as prioridades do seu trabalho e as suas metas, estão a facilitar o caminho para atingir os objetivos, permitindo que os colaboradores tomem iniciativas e trabalhem de forma autónoma.”

É desta necessidade, ao recentrar as organizações nas suas prioridades estratégicas, que a metodologia OKR – Objetivos e Resultados Chave – alinha todas as partes interessadas através do desdobramento em objetivos para as equipas e os seus membros, claros e inequívocas, monitorizados por métricas, estas designadas por “resultados chave”.

Este tipo de objetivos servem o propósito de fazer destacar a excelência do talento e a superação, elevar o potencial das equipas orientando-as para resultados de uma forma estimulante.

Na prática, usar OKRs é diferente das técnicas de definição de objetivos comuns porque estes objetivos devem ser muito ambiciosos. Quando usados desta forma, os OKRs permitem que as equipas se foquem nas grandes apostas e em atingir mais do que a equipa pensava ser possível, mesmo que estes não tenham alcançado totalmente o objetivo. Os OKRs podem ajudar as equipas e os seus membros individualmente a sair das suas zonas de conforto, priorizar o trabalho e aprender a partir dos sucessos, mas também dos erros. re:Work in https://rework.withgoogle.com/, traduzido do EN

A implantação desta framework faz-se com um Plano de Comunicação para transmitir a estratégia a toda a equipa, bem como:

1. Desmistificar o que são objetivos e explicar para que servem;
2. Estabelecer a comparação entre a forma atual de organização do trabalho e os seus resultados, para o que podem alcançar com OKRs;
3. Explicar como se operacionaliza, desde a definição do ciclo temporal, o que é esperado de cada um, as etapas e as entregas a fazer e, muito importante, como as pessoas vão ser reconhecidas.

A conexão das pessoas com esta cultura está diretamente relacionada com o “onde” a empresa quer estar, e qual o caminho a seguir para medir o sucesso.

A GFoundry, como solução de employee engagement, é a ferramenta ideal para suportar a implementação de OKRs pois responde aos seus atributos chave da seguinte forma:

Simplicidade: porque é uma solução mobile first, o seu interface obriga a descrições simples e diretas;

Transparência: permite definir objetivos públicos e partilhar o seu progresso com a organização em tempo real;

Agile e Dinâmica: super versátil na atualização e partilha dos resultados, podendo ser autodeclarados, introduzidos manualmente pelo manager ou automaticamente, a partir de uma fonte de dados;

Alinhamento: sensibilização pela disponibilização de bibliotecas com conteúdos em vários formatos e o feed de notícias com as principais informações;

Feedback e Reconhecimento: Acompanhamento e apoio regular com acesso a planos de recompensa e estímulos através das técnicas de gamification.

Algumas sugestões e boas práticas para gerir objectivos e Key Results

Os objetivos deverão ser expressos por verbos de ação, com termos claros, tangíveis e priorizados de acordo com as necessidades de negócio.

Recomendam-se entre 3 a 5 Objectives para manter o foco, ao que correspondem 3 Key Results.

Os key results são as métricas que demonstram os resultados do trabalho realizado por um colaborador para progredir no objetivo da equipa:

Os resultados deverão ser suportados por evidências inequívocas (relatórios de ERPs, CRMs, contabilidade, etc) definidos a montante, com um ponto de partida e de chegada.

O ciclo recomendado para OKRs das equipas é trimestral, com touchpoints a meio do percurso para feedback e coaching, inclusive para decidir se faz sentido rever algum dos OKRs.

No final do trimestre deverá fazer-se uma avaliação para preparar novos OKRs com vista ao atingimento do resultado final agregado – os OKRs estratégicos da organização.

Os dashboards com alguns dos dados mais relevantes são fundamentais para ir seguindo o progresso de alguns indicadores:

O que é o Módulo OKRs da GFoundry?

O Módulo OKRs é uma ferramenta de definição e gestão de objetivos que permite a implementação da metodologia OKR, e pode ser usado por equipas e indivíduos para definir metas ambiciosas com resultados mensuráveis.

Principais funcionalidades módulo OKRs da GFoundry:

• OKRs e Iniciativas
• Visualização do Roadmap
• Lembretes para check-in
• Estatísticas com filtros
• Traçar objetivos e desafios pessoais
• Traçar objetivos e desafios profissionais (smart goals)
• Sistema de investimento de moedas virtuais nos objetivos de outros colaboradores
• Sistema de criação e gestão de objetivos em massa
• Acompanhamento de forma simples e eficiente do estado de cada objetivo (início, progresso e resultados)
• Integração total com outros módulos para diferentes propósitos (Ex.: Reconhecimento, Feedback, Mercado de recompensas, Inovação, Avaliação de Desempenho)